日々の診療を回すために

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人員配置は診療と受入人数から決める

必要な人数は、院長が目指す診療と、診療時間、ユニット数、受け入れたい患者さんの数によって変わります。先に人数を決めると、後で無理が出ます。どの診療を、誰が、何曜日の何時間行うのかを置いたうえで、受付、アシスタント、衛生士などの必要な職種と人数の幅を見積もります。予約枠が足りなければ、集患に力を入れても受け入れきれず、売上向上の妨げになります。

採用を急ぐ前に、今いる人の働き方を確かめることも大切です。特定の人しかできない仕事があれば、その人が休んだだけで予約が回らなくなります。勤務時間や今後の希望によって、同じ人数でも優先すべきことは変わります。新しく入る人が業務に慣れるまでの時間も計画に入れ、その間の担当を決めておきます。

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歯科医師・衛生士は採用が難しい

歯科医師や歯科衛生士は採用が難しく、募集から入職までに数か月かかることもあります。希望する人数や時期に合わせて採れるとは限らないため、予約枠や売上の計画は、採用が計画どおり進んだ場合だけで組みません。

採れた場合と、採れなかった場合や入職が遅れた場合の両方で、診療時間、予約枠、今いるスタッフの勤務を考えます。そのうえで、募集の条件として、勤務時間、休日、仕事内容、求める経験、入職後の進め方を、応募前に分かる形で伝えます。

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現立地の採用圏と勤務条件を見る

採用には、医院の立地も影響します。応募する人が通えるかどうかは、最寄りの駅やバス停からの距離、車通勤の可否と駐車場、始業・終業の時刻と電車・バスの本数、勤務日の組み方などで決まります。駅に近いほど採りやすいとも、郊外では採れないとも一概には言えず、職種や年代、勤務時間によって変わります。

診療時間も採用圏と切り離せません。たとえば夜間の患者さんの需要に応えようと診療時間を伸ばすと、その時間に勤務できる人、帰宅の交通手段、増える人件費、院長ご自身の生活の条件も同時に変わります。一般的な検討例ですが、診療時間、採用、立地、院長の生活は一緒に見ます。

立地を変えれば解決する、という話ではありません。いまの場所で通える範囲を確かめ、始業や終業の時刻、勤務日数、役割の分け方、勤務時間の組み方を現立地の条件に合わせて検討します。そのうえで、採れる見込みに合わせた診療体制を決めます。

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業務分担は決まっていない仕事から

分担が決まっていない仕事は、気づいた人か、結局は院長が引き受けることになりがちです。受付、滅菌、器具の管理、材料の発注、予約の調整など、普段意識されていない仕事を書き出すと、誰が担当しているか曖昧な仕事が見つかります。

分担を見直すと、院長の時間にも影響します。診療の合間に発注や書類をこなしている院長の時間が空けば、診療の質や、経営の判断に使える時間が変わります。一方で、特定のスタッフに仕事を寄せすぎれば、その人の負担が増え、退職につながることもあります。仕事の量だけでなく、偏りを見ます。

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情報連携は院内と院外で決める

患者さんの状況が人によって違って伝わると、同じ説明を何度もすることになり、患者さんとスタッフの双方の時間を使います。院内では、何をどこに記録し、誰が確認するかを決めます。院外では、歯科技工所や材料の取引先、他の医療機関への紹介先との連絡の方法を決めておきます。

決めるのは院長ですが、実際に使うのは現場のスタッフです。多機能で複雑なしくみよりも、日々の診療の中で使い続けられる形が適しています。連携の仕方が整うと、確認の手間が減り、分担の見直しもしやすくなります。患者さんにとっても、説明に一貫性があるほど安心して継続して通いやすくなります。

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仕入れと運用コストを見直す

材料、消耗品、技工料、保守、通信、ソフトの利用料など、毎月かかる費用は、一つひとつは小さくても積み上がります。取引先との契約内容、発注の頻度、在庫の持ち方によって、費用も手間も変わります。発注が人によってまちまちだと、同じものを重複して買ったり、欠品したりします。

費用を下げることだけが目的ではありません。売上が伸びても費用が同じだけ増えれば、利益は残りません。品質や診療の流れを損なわない範囲で、どこにお金と手間をかけるかを決めます。契約の更新時期を把握しておけば、見直しの機会も逃しません。

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整える順序は医院ごとに違う

複数の歯科医師がいる法人では、診療方針や評価の揃え方、院長以外の歯科医師の働き方が課題になりやすい傾向があります。院長一人で診る医院では、院長が診療を休めない中での、受付や衛生士の分担が中心になりやすいでしょう。同じ施策が、どの医院にも当てはまるわけではありません。

メディリンクスは、現状の資料の分析、あるべき姿との差の整理、人員配置、業務分担、情報連携の進め方などを一緒に検討し、医院の運営をサポートします。労務やコンプライアンスの判断が必要な部分は、社会保険労務士など専門家と連携します。どの案を選ぶかは院長が決めます。